Steg till bättre systemanvändning

Att våra gamla system kan bli bättre känner vi varje dag. Samtidigt vet vi att det kan vara svårt att förändra detta på kort sikt. Jonas och Micke delar med sig av erfarenheter när det gäller system, processer och användarvänlighet. 

Första steget är att se till att det finns processkartor. Jobbigt säger du… det kanske räcker med huvudprocessen för att starta?

Ett annat steg är att se till att användaren får det bättre. Det finns enkla saker man kan förändra och tänka på.

Lyssna på fler avsnitt från digitaliseringens podcast EFFEKTEN

Skitsystem (avsnitt 106)

Effektstyrning (avsnitt 62)

UX – Att arbeta med användaren i centrum. Joakim Linhardt. Micke Norbäck. (avsnitt 77)

100 tankar om digitalisering

 

RPA – Robotic Process Automation. John Tengler (avsnitt 108)

Play

Verksamhetskonsulten John Tengler ger oss sin syn på RPA (Robotic Process Automation) I stort handlar det om tre olika synsätt:

  • En digital medarbetare som kan arbeta dygnet runt
  • En verktygslåda som kan utföra dina ärenden
  • En digital robot, mjukvara som kan göra de tråkiga, repetitiva arbetsuppgifterna

Automatiserade processer genererar nytta på många plan för verksamheten: den ökar produktivitet, kvalitén, snabbheten, minskar kostnader och ger framför allt nöjdare medarbetare. De får roligare arbetsuppgifter.

OM AVSNITTET
Målgrupp: Kontorsfolk, användare, myndigheter, processägare
Lär dig: RPA, automatisering, digital effektivisering, verksamhet vs IT, processer, digitalisering i praktiken

I stödprocesserna finns de snabba vinsterna; HR, avstämningar, ekonomi, löner, inköp, försäljning, bokslut. Att jämföra data – simpla processer. Att slippa kontrollerande av uppgifter från olika system. Tengler ger oss ett konkret exempel: Nöjesparker har extremt tryck på onboarding i början av sommaren och offboarding i slutet. Här finns mängder med repetitiva, manuella och regelstyrda arbetsuppgifter och processer.

Anställda ska inte behöva sitta med ren administration, de ska arbeta med sitt expertområde. Vården är ett annat sådant exempel, där mycket tid går till administration mellan system. Att manuellt flytta data! Här kan tusentals timmar sparas med hjälp av Robotic Process Automation.

Hur gör du för att lyckas med RPA-införandet i din verksamhet? Här är fyra framgångsfaktorer:

  • Ha fokus på förändringsledning, inkludera medarbetarna
  • Använd extern kompetens samtidigt som du bygger upp den interna kunskapen
  • Inkludera IT tidigt
  • Välj process noggrant, prioritera en förbättrad medarbetarupplevelse, börja med en enkel process som passar Robotic Process Automation

Hör John reda ut RPA-resan; standarder, de stora verktygen: Blue Prism, UA path och Automation Anywhere, vilka roller och aktiviteter som krävs.

Play

John Tengler, Jonas Jaani (21:47)

rpa John Tengler
Länkar:

John på LinkedIn
http://linkedin.com/in/john-tengler-rpa

UiPath Academy (Gratis RPA utbildningar) – https://www.uipath.com/rpa/academy

Om de vill läsa mer om en av de främsta leverantörerna UiPath – https://www.uipath.com/rpa/robotic-process-automation

Automation är inte så farligt? Fredrik Scheja. (Video # 84)

AI förändrar. Johan Hallberg (avsnitt 94)

Digitaliseringens podcast EFFEKTEN finns i valfri podcastkatalog. Starta en prenumeration tex via Spotify

Skitsystem (avsnitt 106)

Play

Skitsystem är de som suger energi, stjäl vår tid, gör oss osäkra på om allt blev rätt. I detta poddavsnitt dyker vi ner i vad som gör ett system bra eller dåligt. Det visar sig att en del av problemen egentligen är relaterade till ansvar, ledarskap och organisation. Ytterligare en del handlar mer om tider och processer. De områdena kräver förändringsledning; verksamhetsutveckling, processägande, tidsplaner och förbättrad kommunikation.

OM AVSNITTET
Målgrupp: Kontorsfolk, användare, utvecklare, projektledare
Lär dig: IT-problem, användargränssnitt, verksamhet vs IT, processer, digitalisering i praktiken

Hälften av smärtorna är relaterade till systemet: en del är buggar och önskad funktionalitet. De kan produktägaren prioritera och utvecklingsteamet ta hand om i sin backlog. Sedan finns det en del som handlar om användbarhetsproblem och brist på förståelse av systemet. Det löser vi med UX-design av gränssnittet och utbildning av olika användargrupper.

För att verkligen komma framåt är emellertid det viktigaste att samla det bästa folket från IT och verksamheten och visualisera problemen för att lösa dem tillsammans. Enklast är att börja med en effektpyramid – för att skapa en gemensam bild av verksamhetens mål. Varför gör vi det vi gör, vilka effekter vill vi uppnå, vilka är intressenterna, vilka behov har vi – och slutligen: vad krävs av organisationen och hur löser vi det i processer och med systemstöd.

Micke Norbäck, Jonas Jaani (22:44)

Play
Skitsystem

Mer avsnitt från digitaliseringens podcast EFFEKTEN:

Effektstyrning (avsnitt 62)

Effektstyrning i pyramidform

Projekt i organisation – så här gör du det effektivt