Jakob Algulin är digitaliseringsdirektör i Linköpings kommun och har som uppdrag att transformera Linköping som en geografisk plats i en digital värld. Bäst i världen på att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter. ”En helt omöjligt uppgift”, säger Jakob och skrattar.
Skapa förutsättningar är en möjlighet till förändringen för en stad som är 1000 år och har genomgått flera transformationer.
I avsnittet får du exempel på vad man har gjort för att digitalisera staden där det senaste året förstås har inneburit ändrade planer. Transformeringen sker snabbare och har mottagits bra.
Jakob pratar om exempel som ett införandeprojekt av en ny plattform för e-möten och samarbete, investering i tillsynskameror, distansundervisning och hur det går med att göra kommunen pappersfri.
Arbetet med att skapa en plats för medborgarna att ta del av välfärd men också skapa en plattform för näringslivet genom tex att öppna upp för möjligheter inom det nya service och tjänstesamhället.
E-tjänster och ”mina sidor” är det som hela tiden förbättras. Öppen data är något som hela Sverige pratar om och det finns samordningsvinster att göra för att skapa byggblock för att skapa etc ny affärsdata.
Ett brett uppdrag kräver distribuerade medel till verksamhet där förvaltning och styrning i alla led bör diskutera digitalisering.
Jakob avslutar med sin lista på framgång och vill framhäva teknik som möjligheten till att skapa värde samtidigt som man ska ha kul när man genomför förändring.
Här sitter vi och väntar på det perfekta hybridkontoret. Eller vänta, vad är ett hybridkontor? Effekten pratar med Jan Bidner, flitig gäst i Effekten. “För mig är det är ett digitalt och ett analogt kontor, hemma och på stan. För de flesta är hybridkontoret det som sker när vi är tillbaka efter pandemin.”
En del har gått all in med digital first, sagt upp lokalerna och skickat hem personalen. Då handlar det om att jobba var du vill, bara du gör ditt jobb. Vi andra som sitter hemma lockas av det, men för att verkligen kunna jobba hemma behövs mer än det vi har idag. Efter att ha tittat på sig själv i fem-sex zoommöten är man rätt sliten. Det är en kamp att fortsätta vara analog i den digitala världen, menar Jan. Den digitala tekniken måste växlas upp. Fler skärmar, bättre ljus, kanske VR-glasögon. Det har vi ju märkt efter ett års pandemi: man känner sig isolerade, saknar korridorssnacket, nyanserna i samtalen, att synas i ett rum som är mer än en 4×2 centimeters ruta på skärmen. Alla har inte så stort självförtroende att de trivs med att prata in i en skärm utan att få respons – och visst känner vi ibland att man missar möjligheter till innovation med de korta, stela mötena. För att inte tala om vår mänskliga sida: “Att kramas vill jag ha tillbaka” skrattar Jan. Sen finns ju fördelarna, att slippa resor, bilköer och så vidare.
Jan som är erfaren föreläsare reflekterar över skillnaderna i upplevelse och engagemang:
Är man villig att betala lika mycket för en digital föreläsning eller konsert som man är analogt? Värderas det digitala lägre? Isåfall kan det bero på att många gör en sämre presentation digitalt; sitter i sin sunkiga källare istället för att ha en bra bakgrund. Stå upp och var uppklädd, fundera på hur den delade skärmupplevelsen blir som bäst!
Det gäller att skilja på hybrid och hybrid. En fälla som många kommer att gå i när vi återvänder till det fysiska kontoret är hybridmöten där några är online och andra i ett rum. Det är inte framtiden. Alla ska få samma upplevelse, annars hamnar man i ett digitalt utanförskap: de som inte är i rummet blir ett b-lag. Hybridkontor däremot, med goda förutsättningar hemma och på kontoret är framtiden. Halva veckan hemma och halva på kontoret.
Blandade tips ur avsnittet:
Miro, digitalt workshopverktygsom är enkelt att komma igång med, närvaro i form av namnade muspekare, gemensamt postit-arbetande.
Ha koll på deltagarnas förutsättningar. Har de liten skärm, dåligt ljud, bråttom, mobil? Är de trötta i en annan tidzon?
Jan och flera andra tänkare skriver nu på antologin “Mitt analoga jag i en digital värld”. Håll ögonen öppna!
Pandemiåret har inneburit att företag i snitt har tagit ett sexårigt kliv i digitaliseringen, ofrivilligt! Teknologifrågor som innan pandemin “lät spännande” och “det här skulle vi kunna göra” – “men det är nice to have”. Det fanns inget incitament att driva den förändring som krävs för att göra en digital transformation.
Hör Marie Berner Moberg, Sverigechef på VMware, förklara vad som sker just nu. Hennes kunder vittnar: “Det tog oss fem år att få 1000 medarbetare att kunna jobba hemifrån. Nu gick det på fem veckor att få övriga 50 000 att arbeta effektivt hemifrån.” Samtidigt har vi blivit mer personliga och visar inte bara upp vår profession, utan även en del av vårt hem. LinkedIn har förändrats i samma takt och blivit mer Facebook. 81% av anställda över hela världen upplever att de fått en bättre work-life-balance sedan de började arbeta remote. Nästan 60% upplever att de fått ett bättre samarbete med sina kolleger. Antagligen handlar det om att avstånd till kolleger utanför kontoret har krympt, världen har krympt!
En annan effekt är att ledningsgrupperna har fått ökad IT-kunskap och samtidigt nöjdare kunder. IT har gått från att stötta affären till att vara affären för många verksamheter och då måste man ha förståelse för tekniken. Det är i den digitala världen slaget står. Finansbranschen är tydlig här. De stora bankerna står för stabilitet, men de små aktörerna väljs av kunderna på grund av bättre användarupplevelse – från exempelvis gamingvärlden.
Ett annat exempel som rider på vågen nu är den holländska matvarukedjan Picnic som leverar mat på ett hållbart sätt. Genom klimatsmarta rutiner och rutter minskar matsvinn och transporter samtidigt som kunderna känner att det blir bättre för dem.
Här i Sverige arbetar Marie och hennes kolleger med Västra Götalands Region. Läkare i regionen började säga upp sig när administrationen blev för tung, det tog helt enkelt för lång tid att logga in i alla IT-system. Förenklad login (SSO) besparar nu läkaren 40 minuter per dag och vårdpersonalen känner verkligen att de kan lägga mer tid till patienten!
Maries tips för att ta sig an digitaliseringen:
Släpp teknologin, functions och features. Vad kan teknologin möjliggöra?
Förstå drivkrafterna bakom trenderna. Varför vill alla till molnet? Finns det andra sätt? Var nyfiken!
Glöm inte att affärer görs mellan människor. Det är där magin skapas och det är relationen som utvecklar affären.
Region Västerbotten har som mål att robotar ska hantera 40 000 timmar per år. Idag är man drygt halvvägs med ca 2000 timmar per månad. Hör Erik Vallgren, lösningsarkitekt, berätta om hur man arbetar. Han beskriver automatiseringen som en stor möjliggörare, ett sätta att frisläppa potential. Hela processen är “intelligent” som i att det är en datadriven verksamhetsutveckling. Men det är inte bara att köra. Man måste fråga sig: “Vilken nytta skapar automationen? Hur svår är den att genomföra och vad kostar den att förvalta?”
“Vi har gått på en del minor, saker som inte har fungerat. Vi har lärt oss jättemycket. Vår princip är att det är okej att misslyckas, så länge man gör det snabbt och kan räta upp skutan igen.”
Det vanligaste är robotisering av administrativa processer, stödprocesser – i Region Västerbotten går man nu in även på kärnverksamheten. De har ett 20-tal automationer i bruk idag. De tilldelar behörighet till sju system inom vården och stödverksamheten. Robotarna jobbar dygnet runt; hjälper en läkare direkt på lördagkvällen istället för på måndagen. Frigör objektspecialisternas tid att utföra mer avancerade arbetsuppgifter.
Regionen använder Teams med mobilstöd som plattform för formulär, beställningar och får då enkelheten (utan VPN osv) på köpet. Man har alltså byggt ihop RPA-mjukvaran med Teams, så Teams blir vägen in till automationen.
Man arbetar också mycket med makroliknande robotisering; robotorna har inga egna konton, utan vårdpersonalen övervakar det roboten utför snabbt och automatiskt på personalens konto, kallat RDA. Inte lika skalbart som RPA i det fallet, men fortfarande en effektivisering.
Erik avslutar med tipslistan:
Håll det enkelt! Beställning till produktion sker snabbt genom DevOps-utveckling med happy path. Varje loop ger nya lärdomar, nya möjligheter att förbättra.
Mät timmar och kvalitet! Det är viktigt att se ifall automatiseringen är värd insatsen. Det handlar om Regionens, dvs skattebetalarnas pengar.
Utveckla hellre API:er (Application Program Interface) än GUI (Graphical User Interface). Alltså låt systemen prata med varandra i första hand. I andra hand användargränssnitt som ses på skärmen.
Misslyckas är okej!
80/20-regeln går att dra ännu längre. Ge kunden 50% av det hen vill ha till bara några få procent av utvecklingskostnaden!
Det finns massor av generella regler och mallar att använda – anpassa dem till organisationens förutsättningar. Använd en enkel modell och försök att komma i produktion snabbt.
Mixa låghängande frukter med någon större grej, med nytänk.
“Människans förmåga att ta hand om nya tekniska innovationer är inte alls riggad utifrån vad den nya tekniken kan leverera. Det ser vi tydligt i organisationer, i juridiken och i gamla lagar.”
Detta avsnitt tar pulsen på svenska techbolag med hjälp av Lena Miranda, VD Linköping Science Park. Har pandemin gett techbolagen några genvägar?
Digitaliseringen i samhället har gått på fast forward under pandemin. Lena ger oss en bild av situationen i en teknikby: Många bolag mår bättre än förväntat, särskilt de inom just digitalisering. Små, smala bolag som är beroende av stora företag har däremot fått det svårare i och med att kunderna skjuter investeringar på framtiden. Detsamma gäller life sciencebolag som inte kan bedriva kliniska tester när vården är belastad av pandemin.
I forskningsbyn har kända företag som Sectra (säkerhet och medicinsk teknik), IFS och Intentia (affärssystem), Kreatel (streaming media) alla vuxit upp och bor här tillsammans med andra stora och små teknikintensiva företag. För att nämna några växande bolag: Amra och PUsensor (life science) och Epishine (energi) och företag som går bra nu, exempelvis XM Reality (augmented reality, styra servicetekniker på distans) och Termisk Systemteknik (värmekamera som läser av feber i en folksamling).
Är du själv sugen på att innovera?
Titta på FNs 17 globala hållbara utvecklingsmål! Det är heta områden med en stor marknad
Inse att innovativt entreprenörskap innebär inte att man bara uppfinner nåt utan även genomför/kommersialiserar, ser kundnyttan och hittar sin plats på en befintlig eller ny marknad. Gå mot reella kundprojekt, utveckla inte för dig själv
Jobba nära konkurrenter för att få sense of urgency, kritisk massa ökar idéhöjden, man gör varandra bättre
skapa din egen fail fast-kultur. Motgångar stärker dig; våga testa, våga välja bort, våga fokusera
Sätt upp mål och utveckla mot dem, din resa är viktig vid kontakt med eventuella investerare
Det är viktigt att ha en bild av marknadspotentialen. Marknaden ska gärna vara internationell, stor (miljardomsättning) och växande. Det är enklare att växa med en växande marknad.
Innovation – en väl sammanvägd mix av en bra idé och en lyckad kommersialisering. Genomslaget på marknaden är viktigare än själva idéhöjden. Det spelar ingen roll hur bra idén är om du inte kan genomföra den – om kunden inte ser värdet. Innovation handlar om att säkerställa kundnytta. Kunden ska vara beredd att betala för din lösning. Utförande, implementering – att verkställa.
Jobba nära andra bolag, gärna de som har liknande affärsidéer och är snabbfotade. Det skapar en sense of urgancy. En kritisk massa av bolag lyfter idéerna och ni blir alla bättre. Framgång kommer från att experimentera, testa och utvärdera. Välja bort och styra om. ”Fail fast”. Våga misslyckas. Att ha upplevt motgångar stärker dig i din entreprenörsresa.
Mindset. Lägg fokus på att bygga en främjande kultur. Där teamet fokuserar på att våga testa, utvärdera, styra om. Där det inte är farligt att misslyckas. Där ni fokuserar mer på att lyckas än att analysera, utvärdera market-fit, göra riskanalyser.
Sätt upp mål och utvärdera mot dessa kontinuerligt. Om du skulle misslyckas, är det viktigt att kunna påvisa att du gjort allt för att lyckas. Inte minst för investerarna. De kan ju bidra till att förverkliga din nästa idé.
Sverige är ett bra land för att prova på att bli entreprenör. Testa våra idéer. Vi har ett starkt skyddsnät och en bra välfärd – så det är bara att kasta sig utför.
Lena Miranda är vd för Linköping Science Park sedan 2014. Hon kom från en roll som vd och ägare för rekryteringsföretaget Skill, som jobbade nära it- och industriföretagen främst i Östergötland men även i angränsande regioner från Stockholm till Jönköping. Kompetensförsörjning till branschen har hon tagit med sig in i sin nya roll, men också viljan att stärka communityn kring våra innovativa och kunskapsintensiva företag och verksamheter samt stärka Linköpings position inom digitalisering.
Utöver den dagliga rollen som vd för Linköping Science Park är Lena ordförande i branschföreningen Swedish Incubators and Science Parks, med 70 medlemmar från norr till söder. Hon sitter även som medlem i regeringens innovationsråd – och är internationellt verksam som ordförande för Europadivisionen inom International Association of Science Parks and Areas of Innovation. Lena brinner för entreprenörskap och innovation – och för att skapa de bästa förutsättningarna för företag att starta och växa i Sverige.
