Digital Workshop. Henrik Rendahl, Micke Norbäck (#167)

Play

Vad är digital workshop? Det är ett tillfälle att tillsammans skapa content, med hjälp av ett digitalt verktyg och gärna på distans. Vi pratar med Henrik Rendahl som har arrangerat stora workshops, upp emot 80 deltagare där man tillsammans byggde en virtuell stad. Allt bygger på visualiseringar och samskapande, där alla kan låna färger, former och bilder från nätet och zoomar man ut så ser man sammanhangen och resultatet växa fram. Ofta har de digitala workshopverktygen stöd för demokratiskt arbetssätt, där alla kommer till tals, röstar anonymt, arbetar i breakout rooms.

Om avsnittet:

Målgrupp: allmänhet, ledning, it-folk, småföretag, företagare, ledare, projektledare, studenter, management, anställda, myndigheter, politiker

Lär dig: kommunikation, workshops, digital workshop, hybridmöte, icebreaker

Henrik berättar om hu han arbetar med ice breakers, som fungerar framgångsrikt även i de svåraste grupperna. Istället för att deltagarna presenterar sig med fina CV:n får de göra en lära-känna-övning, exempelvis designa sitt eget favoritmonster, som sedan presenteras för de andra deltagarna och sedan blir avatar att använda under hela workshopen.

Det kan kännas svårt att organisera sin första digitala workshop, men som tur är finns det mallar för allt mellan himmel och jord i Miro och de andra stora workshopverktygen. De kräver bara några minuter för att komma igång. Under själva workshopen bör moderatorn prata så lite som möjligt och låta deltagarna ta plats. Resultatet är sedan lätt att ta hand om och distribuera, det finns ju redan digitalt, deltagarna har skött dokumentationen och de har redan access. Kanske vill du hellre dela materialet med fler intressenter i Excelformat eller som PDF – den knappen finns också!

Vi är bra på analoga möten, alla har många års vana av dem, och vi börjar bli bra på digitala, distribuerade möten. Men hybridmöten då? Där gäller det att hitta ett sätt att delta tillsammans på lika villkor. Micke föreslår den lösning som han använder idag, där alla deltagare som sitter i konferensrummet har med sin laptop med kamera påslagen, men med mutad mick och högtalare. Istället används en Jabra-puck eller liknande högtalare/mikrofon. På så sätt blir alla synligjorda på ett likvärdigt sätt. Sedan använder man de digitala verktygen istället för analoga whiteboards. Avsnittets spaning är att konferensutrustningen snart kommer ikapp användarnas behov – eller så har alla deltagare VR-headset i framtiden.

Henriks ger oss slutligen tre tips:

  • Förbered ordentligt. Vad skapar värde för deltagarna? Skicka ut bra bakgrundsmaterial och frågeställningar. Tänk iterativt. Hellre flera korta möten än ett långt. 
  • Genomförandet: Använd icebreakers och tydligt språk. Skapa delaktighet, mer gemensamma övningar och mindre teori. Du är moderator, ju mindre du pratar desto bättre. Ställ ledande frågor hellre än att ge svaren. 
  • Hitta ett verktyg som du gillar, gärna med mallar. Testa och utvärdera.

Henrik Rendahl, Micke Norbäck, Jonas Jaani (30:03)

Play

Videoversion av avsnittet:

Länkar / mer information:

Find the right Plays for your team

Team Health Monitors for building high-performing teams​

The guide to online workshops

The online whiteboard for easy collaboration

Workshop Templates

The Definitive Guide to Facilitating Remote Workshops

Digital Workshop


Alla avsnitt av digitaliseringens podcast Effekten:

https://www.effekten.se/avsnitt

Vi finns där du hittar dina övriga poddar:

https://www.effekten.se/prenumerera/

Apple Podcasts:

https://itunes.apple.com/se/podcast/effekten-digitalisering-kunskap/id1171229363

Google Podcasts:

https://www.google.com/podcasts?feed=aHR0cHM6Ly93d3cuZWZmZWt0ZW4uc2UvZmVlZC9wb2RjYXN0Lw==

Spotify:

https://open.spotify.com/show/5Z49zvPOisoSwhwojtUoCm

Digitala möten – effektiva, produktiva och roliga. Fredrik Bauer (#163)

Play

Digitala möten ökar och är viktigare än någonsin. I detta avsnitt berätta Fredrik Bauer om hur du gör digitala möten mer effektiva. Med hjälp av exempel och tips ger Fredrik oss nycklar till att genomföra möten mer produktivt.

Om avsnittet:

Målgrupp: allmänhet, ledare

Lär dig: digitalisering, arbetssätt, planering, verksamhetsutveckling, effektiva möten

Att göra digitala möten mer effektiva, produktiva och roliga handlar om korrekt förberedelse. Du bör börja med att tydligt definiera vad du vill att ditt möte ska åstadkomma. Ett Varför är det som ska genomsyra mötet både innan själva mötet, under mötet och efter.

Många möten börjar utan tydliga mål eller syfte. Detta gör det svårt att mäta framgången för mötet och att avgöra vad som gick fel.

Fredrik pratar om att ”våga prioritera, ifrågasätta, strukturera och reflektera skapar de som har effektiva möten rätt förutsättningar.  SURFA (Struktur, Underlag, Rätt personer, Fokus, Avslut)”

I avsnittet får du konkreta råd och tips om vad andra har gjort samt en checklista på vad du nu kan göra för att ditt nästa möte ska bli det bästa du någonsin har haft.

Fredrik Bauer, Jonas Jaani (23:12)

Play

Länkar / mer information:

Checklistor och mallar för effektiva möten med aktiva deltagare: https://motesutveckling.se/tips-mote/delade-filer/

Rapport – Nya mötesvanor under Corona: https://motesutveckling.se

Fredrik Bauer på Linkedin: https://www.linkedin.com/in/fredrikbauermotesutveckling/

Videoversion av avsnitt:

https://youtu.be/VglYMkAFOLk

Alla avsnitt av digitaliseringens podcast Effekten:

https://www.effekten.se/avsnitt

Vi finns där du hittar dina övriga poddar:

https://www.effekten.se/prenumerera/

Apple Podcasts:

https://itunes.apple.com/se/podcast/effekten-digitalisering-kunskap/id1171229363

Google Podcasts:

https://www.google.com/podcasts?feed=aHR0cHM6Ly93d3cuZWZmZWt0ZW4uc2UvZmVlZC9wb2RjYXN0Lw==

Acast:

https://www.acast.com/effekten

Spotify:

https://open.spotify.com/show/5Z49zvPOisoSwhwojtUoCm

Online: möte och workshop. Lotta Strand (#127)

Play

Många möten sker på distans idag (läs: digitalt, online). Här pratar vi med Lotta Strand på Idea Hunt om workshops online. Alltså inte presentations- eller beslutsmöten, utan kreativa samarbeten. Hur kommer vi på idéer, slår samman idéer, röstar fram den bästa? Hur skapar vi engagemang, utan att vara i samma rum? Hur samlar vi resultatet för att ta det vidare, utan att lägga tid på att dokumentera? Skype, Zoom eller Teams? Nja, de har inte verktygen.

OM AVSNITTET
Målgrupp: alla, kontorsfolk, it-folk, samhällsmedborgare, myndigheter, näringsliv
Lär dig: distansarbete, distanskommunikation, arbeta digitalt, onlinemöten, digitalt samarbete

Det finns idag stöd för att demokratiskt (och anonymt om man så vill) samla in och bearbeta idéer tillsammans – för att få ut mesta möjliga av teamet eller organisation. När många möts offline är det ett fåtal som talar. Detsamma gäller online i traditionella Skype-distansmöten. De nya digitala verktygen däremot erbjuder olika sätt att dela sina tankar och åsikter genom skrift, formulär och omröstningar uppträder ett annat mönster, en mer öppen bild av vad deltagarna kan prestera och vad den kollektiva åsikten är. Med svenska Idea Hunt och liknande stöd kan du “Generera idéer > Klustra > Rösta > Topplista > Klart!” innan du ens lämnar mötet – resultatet finns presenterat digitalt, redo att arbeta vidare med.

Lottas tips:

  • Använd dina favoritverktyg; doodleritningar, post-its,trigger cards, Lego eller lera för att låta kreativiteten flöda, men gå sedan över och utnyttja effektiviteten i de digitala verktygen, för omröstningar, dokumentation och att arbeta vidare med
  • Är alla likvärdigt remote? Eller är några fysiskt tillsammans – det kräver mer av facilitatorn
  • Planera och blanda in vardagsprat, icebreakers, ostrukturerade dialoger
  • Våga testa nya sätt – det finns mängder av spännande verktyg!
Play

Lotta Strand, Jonas Jaani (20:22)

Mer material/länkar:

Idea Hunt: https://ideahunt.io/

Beskrivning en digital brainstorming-mall: https://ideahunt.io/template/brainstorming-pro-meeting/

Kundcase där digitala och analoga verktyg kombineras: https://ideahunt.io/blog/customer-case-engaging-large-groups-for-idea-generation/

Bloggpost från Lotta om tekniker för att lyckas med brainstorming workshop: https://ideahunt.io/blog/successful-brainstorming-techniques/

Digitaliseringens  EFFEKTEN finns för dig som är beställare, konsult eller är intresserad av den pågående digitaliseringen.  Aktuella poddavsnitt: Office 365, innovation, AI, Digital arbetsplats. Vi finns även där du hittar dina övriga poddar tex Spotify och CastBox

https://www.effekten.se/prenumerera/

Alla avsnitt (mer än 100 avsnitt om )

https://www.effekten.se/avsnitt/

Jobba hemifrån nu. Micke Norbäck, Jonas Jaani (#126)

Play

Vi belyser ämnet “att jobba hemifrån tillfälligt” utifrån perspektiven teknik, kultur och mötesteknik. Vilka verktyg ska vi använda? Val av programvaror, kamera, högtalare, headset. Dyrt eller billigt? Enkelt eller säkert? Och vad ska jag tänka på före, under och efter mötet? Spela in eller anteckna mötet? Dela skärmen eller dokument?

OM AVSNITTET
Målgrupp: alla, kontorsfolk, it-folk, samhällsmedborgare, myndigheter, näringsliv
Lär dig: distansarbete, distanskommunikation, arbeta digitalt, digitala möten, digitalt samarbete

Vilka typer av möten finns; vad och hur ska kommuniceras? Vilka ska bjudas in? Oavsett hur du gör krävs en tydlig agenda. Valet av mötestyp; beslutsmöte, presentationsmöte eller arbetsmöte avgör längden på mötet, antalet deltagare, vilka verktyg vi ska använda och hur mötet ska förberedas av facilitatorn och deltagarna. Målet är att mötet ska vara produktivt, fokuserat, effektivt.

Covid-19-situationen gör att staten kräver att vi jobbar hemifrån. Det öppnar upp för många att tvingas testa nya arbetssätt. Tidigare var det upp till de enskilda företagen att driva frågan om flexibel arbetsplats – något som blivit en självklarhet inom moderna företag, för att kunna skapa en mer inkluderande arbetsmiljö och därmed mer heterogen personalsammansättning, men också för att kunna locka personal som inte bor vid kontoret.

För att få ett flyt hos ovana hemmajobbare kan det vara bra att ha dagliga avstämningar på regelbundna tider, där man berättar var man gjorde igår, vad man tänker göra idag och om man har några hinder – dvs daily standups. Detta gärna tillsammans i teams, så att alla är uppdaterade.

En helt annan variant av digitalt samarbete är att ha alla kameror på, vara ständigt uppkopplade under dagen – som att vara på kontoret. Det fungerar i en del team, inspirerat från spelvärlden, med småprat i ljud och textform mellan 9 och 17.

Utnyttja situationen under Coronavåren 2020: gå all in på digitalt och distans, testa tekniker och metoder, mät resultatet! Utbildning och skola upplever detta mycket tydligt – plötsligt ställs nya och höga krav på både lärare och elever och den teknik man använder. Förhoppningsvis kommer vi alla ut som kungar på distanskommunikation efteråt!

Play

Jonas Jaani, Micke Norbäck (26:50)

jobba hemifrån

Länkar:

Effektiva möten – Elia Mörling: https://www.effekten.se/effektiva-moten/
Arbetsrutiner hemma: https://youtu.be/WqZiBugq4ts
Ergonomi hemma: https://youtu.be/6GlkoFnZpFk

Digitala samarbeten och Teams. (avsnitt 85)

Play

Här pratar vi om digitala möten och samarbeten i alla former. Från gamla godingar som FirstClass och Projektplatsen till Slack, Yammer och Teams. Digitala möten bubblar i alla organisationer, kanske för att internwebbarna är klara och bredbandet blivit fett nog för video. Microsoft är som vi vant oss vid sist på pucken, men nu börjar äntligen Teams att mogna. Så varför snurrar inte mötena bara på? Varför stör vi oss så mycket på ett hackigt Skypesamtal? Vilken smärta är det som driver oss att använda Facebook Workplace? Hur gör man för att slippa leta efter information i olika mailboxar och appar? Hur passar samarbeten in i den digitala arbetsplatsen? Och för oss användare: vad vill vi ha för värde, nytta eller effekt – hur ska det digitala samarbetet se ut för att stötta mitt affärsmål bäst?

Vår spaning är att Facebook, Google och Microsoft försöker lösa alla våra behov i en tjänst – avlyssnar och skuggar våra beteenden, lägger på en dos AI, hittar värdet i vår kommunikationen och kompletterar med en bot – allt i våra digitala möten.

Play

Micke Norbäck, Jonas Jaani (26:25)

PRENUMERERA – podcast Effekten
iPhoneAndroide-post

Mer länkar:

Intranätet är dött och Skype äts upp! Allt nytt om Microsoft och Office 365 (avsnitt 46)

Strategier för den digitala arbetsplatsen (avsnitt 71)

Effektpyramiden hjälper dig till rätt val, värde och syfte