Online: möte och workshop. Lotta Strand (#127)

Play

Många möten sker på distans idag (läs: digitalt, online). Här pratar vi med Lotta Strand på Idea Hunt om workshops online. Alltså inte presentations- eller beslutsmöten, utan kreativa samarbeten. Hur kommer vi på idéer, slår samman idéer, röstar fram den bästa? Hur skapar vi engagemang, utan att vara i samma rum? Hur samlar vi resultatet för att ta det vidare, utan att lägga tid på att dokumentera? Skype, Zoom eller Teams? Nja, de har inte verktygen.

OM AVSNITTET
Målgrupp: alla, kontorsfolk, it-folk, samhällsmedborgare, myndigheter, näringsliv
Lär dig: distansarbete, distanskommunikation, arbeta digitalt, onlinemöten, digitalt samarbete

Det finns idag stöd för att demokratiskt (och anonymt om man så vill) samla in och bearbeta idéer tillsammans – för att få ut mesta möjliga av teamet eller organisation. När många möts offline är det ett fåtal som talar. Detsamma gäller online i traditionella Skype-distansmöten. De nya digitala verktygen däremot erbjuder olika sätt att dela sina tankar och åsikter genom skrift, formulär och omröstningar uppträder ett annat mönster, en mer öppen bild av vad deltagarna kan prestera och vad den kollektiva åsikten är. Med svenska Idea Hunt och liknande stöd kan du “Generera idéer > Klustra > Rösta > Topplista > Klart!” innan du ens lämnar mötet – resultatet finns presenterat digitalt, redo att arbeta vidare med.

Lottas tips:

  • Använd dina favoritverktyg; doodleritningar, post-its,trigger cards, Lego eller lera för att låta kreativiteten flöda, men gå sedan över och utnyttja effektiviteten i de digitala verktygen, för omröstningar, dokumentation och att arbeta vidare med
  • Är alla likvärdigt remote? Eller är några fysiskt tillsammans – det kräver mer av facilitatorn
  • Planera och blanda in vardagsprat, icebreakers, ostrukturerade dialoger
  • Våga testa nya sätt – det finns mängder av spännande verktyg!
Play

Lotta Strand, Jonas Jaani (20:22)

Mer material/länkar:

Idea Hunt: https://ideahunt.io/

Beskrivning en digital brainstorming-mall: https://ideahunt.io/template/brainstorming-pro-meeting/

Kundcase där digitala och analoga verktyg kombineras: https://ideahunt.io/blog/customer-case-engaging-large-groups-for-idea-generation/

Bloggpost från Lotta om tekniker för att lyckas med brainstorming workshop: https://ideahunt.io/blog/successful-brainstorming-techniques/

Digitaliseringens  EFFEKTEN finns för dig som är beställare, konsult eller är intresserad av den pågående digitaliseringen.  Aktuella poddavsnitt: Office 365, innovation, AI, Digital arbetsplats. Vi finns även där du hittar dina övriga poddar tex Spotify och CastBox

https://www.effekten.se/prenumerera/

Alla avsnitt (mer än 100 avsnitt om )

https://www.effekten.se/avsnitt/

Jobba hemifrån nu. Micke Norbäck, Jonas Jaani (#126)

Play

Vi belyser ämnet “att jobba hemifrån tillfälligt” utifrån perspektiven teknik, kultur och mötesteknik. Vilka verktyg ska vi använda? Val av programvaror, kamera, högtalare, headset. Dyrt eller billigt? Enkelt eller säkert? Och vad ska jag tänka på före, under och efter mötet? Spela in eller anteckna mötet? Dela skärmen eller dokument?

OM AVSNITTET
Målgrupp: alla, kontorsfolk, it-folk, samhällsmedborgare, myndigheter, näringsliv
Lär dig: distansarbete, distanskommunikation, arbeta digitalt, digitala möten, digitalt samarbete

Vilka typer av möten finns; vad och hur ska kommuniceras? Vilka ska bjudas in? Oavsett hur du gör krävs en tydlig agenda. Valet av mötestyp; beslutsmöte, presentationsmöte eller arbetsmöte avgör längden på mötet, antalet deltagare, vilka verktyg vi ska använda och hur mötet ska förberedas av facilitatorn och deltagarna. Målet är att mötet ska vara produktivt, fokuserat, effektivt.

Covid-19-situationen gör att staten kräver att vi jobbar hemifrån. Det öppnar upp för många att tvingas testa nya arbetssätt. Tidigare var det upp till de enskilda företagen att driva frågan om flexibel arbetsplats – något som blivit en självklarhet inom moderna företag, för att kunna skapa en mer inkluderande arbetsmiljö och därmed mer heterogen personalsammansättning, men också för att kunna locka personal som inte bor vid kontoret.

För att få ett flyt hos ovana hemmajobbare kan det vara bra att ha dagliga avstämningar på regelbundna tider, där man berättar var man gjorde igår, vad man tänker göra idag och om man har några hinder – dvs daily standups. Detta gärna tillsammans i teams, så att alla är uppdaterade.

En helt annan variant av digitalt samarbete är att ha alla kameror på, vara ständigt uppkopplade under dagen – som att vara på kontoret. Det fungerar i en del team, inspirerat från spelvärlden, med småprat i ljud och textform mellan 9 och 17.

Utnyttja situationen under Coronavåren 2020: gå all in på digitalt och distans, testa tekniker och metoder, mät resultatet! Utbildning och skola upplever detta mycket tydligt – plötsligt ställs nya och höga krav på både lärare och elever och den teknik man använder. Förhoppningsvis kommer vi alla ut som kungar på distanskommunikation efteråt!

Play

Jonas Jaani, Micke Norbäck (26:50)

jobba hemifrån

Länkar:

Effektiva möten – Elia Mörling: https://www.effekten.se/effektiva-moten/
Arbetsrutiner hemma: https://youtu.be/WqZiBugq4ts
Ergonomi hemma: https://youtu.be/6GlkoFnZpFk

Digitala samarbeten och Teams. (avsnitt 85)

Play

Här pratar vi om digitala möten och samarbeten i alla former. Från gamla godingar som FirstClass och Projektplatsen till Slack, Yammer och Teams. Digitala möten bubblar i alla organisationer, kanske för att internwebbarna är klara och bredbandet blivit fett nog för video. Microsoft är som vi vant oss vid sist på pucken, men nu börjar äntligen Teams att mogna. Så varför snurrar inte mötena bara på? Varför stör vi oss så mycket på ett hackigt Skypesamtal? Vilken smärta är det som driver oss att använda Facebook Workplace? Hur gör man för att slippa leta efter information i olika mailboxar och appar? Hur passar samarbeten in i den digitala arbetsplatsen? Och för oss användare: vad vill vi ha för värde, nytta eller effekt – hur ska det digitala samarbetet se ut för att stötta mitt affärsmål bäst?

Vår spaning är att Facebook, Google och Microsoft försöker lösa alla våra behov i en tjänst – avlyssnar och skuggar våra beteenden, lägger på en dos AI, hittar värdet i vår kommunikationen och kompletterar med en bot – allt i våra digitala möten.

Play

Micke Norbäck, Jonas Jaani (26:25)

PRENUMERERA – podcast Effekten
iPhoneAndroide-post

Digitala samarbeten

Mer länkar:

Intranätet är dött och Skype äts upp! Allt nytt om Microsoft och Office 365 (avsnitt 46)

Strategier för den digitala arbetsplatsen (avsnitt 71)

Effektpyramiden hjälper dig till rätt val, värde och syfte