Tre mötesnördar ger sin syn på möten och sina bästa tips för effektiva möten. “71% av alla möten inom näringslivet är ineffektiva och inproduktiva.” Elia Mörling menar att vi har ett gigantiskt, kostsamt problem att hantera.
LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts
Micke Norbäck listar sina tips för effektiva möten:
- Sätt ett syfte
- Ha en tidsbegränsning
- Ta med rätt deltagare och se till att alla är hyfsat förberedda
- Tänk igenom vilket resultat som önskas: mötets syfte måste ha uppnåtts på något sätt – ett beslut, en upptäckt, en dokumentation.
- Dokumentera under mötet, men behåll fokuset hos deltagarna. Skriv på delad skärm eller whiteboard.
- Knoppa av möten så fort diskussionen glider från ämnet.
- Lyssna på de tysta och var vaksam på när någon blir avbruten
Jonas Jaani går alltid igenom deltagarnas förväntningar av mötet. Både i början och slutet av mötet. Han tipsar också om hur digitala verktyg idag, t ex Teams i Microsoft Office 365, börjar mötet i chattform och medan du delar video kan du anteckna – och allt sparas som dokumentation i chattflödet. Allt i ett flöde.
Elia har analyserat situationen och delar upp mötet i tre delar:
- Före: Planeringen är viktig och tar ofta längre tid än själva mötet. Hur kan detta optimeras?
- Under: Hur håller vi deltagarna fokuserade och engagerade, hur får vi alla att bidra? Måste vi sitta still? Måste vi använda talet eller kan vi aktivera fler sinnen och kroppsdelar? Om du är fel person på mötet, vågar du gå därifrån?
- Efter: Ingen mötesledare älskar att dokumentera. Ska vi var agila, måste dokumentationen komma direkt. Har alla en gemensam bild av mötet efteråt?
Elias digitala verktyg Idea Hunt har mallar för de vanligaste typerna av möten. Detta för att korta tiden för planering. Under mötet delas skärmen och deltagarna kan bidra på lika villkor med idéer och röstning via mobilen. Efter mötet är resultatet autodokumenterat. Allt i en workshop-app.
Elia Mörling, Micke Norbäck, Jonas Jaani (24:47)
LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts
Digitaliseringens podcast EFFEKTEN finns där du hittar poddar (tex Spotify) Vi har gjort avsnitt bland annat om Office 365, AI, ML, den digitala skolan och innovation. Varje avsnitt är ca 20 min och du som lyssnar är oftast konsult, beställare eller intresserad av den pågående digitaliseringen.
