teams

Jobba hemifrån nu. Micke Norbäck, Jonas Jaani (#126)

Vi belyser ämnet “att jobba hemifrån tillfälligt” utifrån perspektiven teknik, kultur och mötesteknik. Vilka verktyg ska vi använda? Val av programvaror, kamera, högtalare, headset. Dyrt eller billigt? Enkelt eller säkert? Och vad ska jag tänka på före, under och efter mötet? Spela in eller anteckna mötet? Dela skärmen eller dokument?

OM AVSNITTET
Målgrupp: alla, kontorsfolk, it-folk, samhällsmedborgare, myndigheter, näringsliv
Lär dig: distansarbete, distanskommunikation, arbeta digitalt, digitala möten, digitalt samarbete

Vilka typer av möten finns; vad och hur ska kommuniceras? Vilka ska bjudas in? Oavsett hur du gör krävs en tydlig agenda. Valet av mötestyp; beslutsmöte, presentationsmöte eller arbetsmöte avgör längden på mötet, antalet deltagare, vilka verktyg vi ska använda och hur mötet ska förberedas av facilitatorn och deltagarna. Målet är att mötet ska vara produktivt, fokuserat, effektivt.

Covid-19-situationen gör att staten kräver att vi jobbar hemifrån. Det öppnar upp för många att tvingas testa nya arbetssätt. Tidigare var det upp till de enskilda företagen att driva frågan om flexibel arbetsplats – något som blivit en självklarhet inom moderna företag, för att kunna skapa en mer inkluderande arbetsmiljö och därmed mer heterogen personalsammansättning, men också för att kunna locka personal som inte bor vid kontoret.

För att få ett flyt hos ovana hemmajobbare kan det vara bra att ha dagliga avstämningar på regelbundna tider, där man berättar var man gjorde igår, vad man tänker göra idag och om man har några hinder – dvs daily standups. Detta gärna tillsammans i teams, så att alla är uppdaterade.

En helt annan variant av digitalt samarbete är att ha alla kameror på, vara ständigt uppkopplade under dagen – som att vara på kontoret. Det fungerar i en del team, inspirerat från spelvärlden, med småprat i ljud och textform mellan 9 och 17.

Utnyttja situationen under Coronavåren 2020: gå all in på digitalt och distans, testa tekniker och metoder, mät resultatet! Utbildning och skola upplever detta mycket tydligt – plötsligt ställs nya och höga krav på både lärare och elever och den teknik man använder. Förhoppningsvis kommer vi alla ut som kungar på distanskommunikation efteråt!

Jonas Jaani, Micke Norbäck (26:50)

Länkar:

Effektiva möten – Elia Mörling: https://www.effekten.se/effektiva-moten/
Arbetsrutiner hemma: https://youtu.be/WqZiBugq4ts
Ergonomi hemma: https://youtu.be/6GlkoFnZpFk

Effektiva möten. Elia Mörling (avsnitt 96)

Tre mötesnördar ger sin syn på möten och sina bästa tips för effektiva möten. “71% av alla möten inom näringslivet är ineffektiva och inproduktiva.” Elia Mörling menar att vi har ett gigantiskt, kostsamt problem att hantera.

LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts

Micke Norbäck listar sina tips för effektiva möten:

Sätt ett syfte
Ha en tidsbegränsning
Ta med rätt deltagare och se till att alla är hyfsat förberedda
Tänk igenom vilket resultat som önskas: mötets syfte måste ha uppnåtts på något sätt – ett beslut, en upptäckt, en dokumentation.
Dokumentera under mötet, men behåll fokuset hos deltagarna. Skriv på delad skärm eller whiteboard.
Knoppa av möten så fort diskussionen glider från ämnet.
Lyssna på de tysta och var vaksam på när någon blir avbruten

Jonas Jaani går alltid igenom deltagarnas förväntningar av mötet. Både i början och slutet av mötet. Han tipsar också om hur digitala verktyg idag, t ex Teams i Microsoft Office 365, börjar mötet i chattform och medan du delar video kan du anteckna – och allt sparas som dokumentation i chattflödet. Allt i ett flöde.

Elia har analyserat situationen och delar upp mötet i tre delar:

Före: Planeringen är viktig och tar ofta längre tid än själva mötet. Hur kan detta optimeras?
Under: Hur håller vi deltagarna fokuserade och engagerade, hur får vi alla att bidra? Måste vi sitta still? Måste vi använda talet eller kan vi aktivera fler sinnen och kroppsdelar? Om du är fel person på mötet, vågar du gå därifrån?
Efter: Ingen mötesledare älskar att dokumentera. Ska vi var agila, måste dokumentationen komma direkt. Har alla en gemensam bild av mötet efteråt?

Elias digitala verktyg Idea Hunt har mallar för de vanligaste typerna av möten. Detta för att korta tiden för planering. Under mötet delas skärmen och deltagarna kan bidra på lika villkor med idéer och röstning via mobilen. Efter mötet är resultatet autodokumenterat. Allt i en workshop-app.

Elia Mörling, Micke Norbäck, Jonas Jaani (24:47)

LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts

Effektstyrning (avsnitt 62)

Boken ”Gamestorming”

Digitaliseringens podcast EFFEKTEN finns där du hittar poddar (tex Spotify) Vi har gjort avsnitt bland annat om Office 365, AI, ML, den digitala skolan och innovation. Varje avsnitt är ca 20 min och du som lyssnar är oftast konsult, beställare eller intresserad av den pågående digitaliseringen.

Digitala samarbeten och Teams. (avsnitt 85)

Här pratar vi om digitala möten och samarbeten i alla former. Från gamla godingar som FirstClass och Projektplatsen till Slack, Yammer och Teams. Digitala möten bubblar i alla organisationer, kanske för att internwebbarna är klara och bredbandet blivit fett nog för video. Microsoft är som vi vant oss vid sist på pucken, men nu börjar äntligen Teams att mogna. Så varför snurrar inte mötena bara på? Varför stör vi oss så mycket på ett hackigt Skypesamtal? Vilken smärta är det som driver oss att använda Facebook Workplace? Hur gör man för att slippa leta efter information i olika mailboxar och appar? Hur passar samarbeten in i den digitala arbetsplatsen? Och för oss användare: vad vill vi ha för värde, nytta eller effekt – hur ska det digitala samarbetet se ut för att stötta mitt affärsmål bäst? Vår spaning är att Facebook, Google och Microsoft försöker lösa alla våra behov i en tjänst – avlyssnar och skuggar våra beteenden, lägger på en dos AI, hittar värdet i vår kommunikationen och kompletterar med en bot – allt i våra digitala möten.

Micke Norbäck, Jonas Jaani (26:25) PRENUMERERA – podcast Effekten iPhone, Android, e-post

Mer länkar: Intranätet är dött och Skype äts upp! Allt nytt om Microsoft och Office 365 (avsnitt 46) Strategier för den digitala arbetsplatsen (avsnitt 71) Effektpyramiden hjälper dig till rätt val, värde och syfte

Dela avsnittet:

Dela avsnittet:

Dela avsnittet: