Hemmakontoret blir digital arbetsplats

När vi nu upptäcker nya möjligheter med att jobba digitalt så handlar det fortfarande om att skapa en helhet runt sin digitala arbetsplats. Kraven kommer från ”jag:et”, ”vi:et” och ”oss:et”. Med andra ord så genomförs större delen av vårt arbete tillsammans med andra.

Den digitala arbetsplatsen börjar med det digitala mötet för att sedan ta sig vidare till samarbeten och projektarbete. Vilka steg behöver man ta och vad finns det för metoder och verktyg på vägen? Nedan hittar du några poddavsnitt som kan inspirerar dig på resan samt videos om verktyget Microsoft Teams

Digital arbetsplats, digitala samarbeten, Microsoft Teams

Jobba hemifrån nu. Micke Norbäck, Jonas Jaani (#126)

Play

Vi belyser ämnet “att jobba hemifrån tillfälligt” utifrån perspektiven teknik, kultur och mötesteknik. Vilka verktyg ska vi använda? Val av programvaror, kamera, högtalare, headset. Dyrt eller billigt? Enkelt eller säkert? Och vad ska jag tänka på före, under och efter mötet? Spela in eller anteckna mötet? Dela skärmen eller dokument?

OM AVSNITTET
Målgrupp: alla, kontorsfolk, it-folk, samhällsmedborgare, myndigheter, näringsliv
Lär dig: distansarbete, distanskommunikation, arbeta digitalt, digitala möten, digitalt samarbete

Vilka typer av möten finns; vad och hur ska kommuniceras? Vilka ska bjudas in? Oavsett hur du gör krävs en tydlig agenda. Valet av mötestyp; beslutsmöte, presentationsmöte eller arbetsmöte avgör längden på mötet, antalet deltagare, vilka verktyg vi ska använda och hur mötet ska förberedas av facilitatorn och deltagarna. Målet är att mötet ska vara produktivt, fokuserat, effektivt.

Covid-19-situationen gör att staten kräver att vi jobbar hemifrån. Det öppnar upp för många att tvingas testa nya arbetssätt. Tidigare var det upp till de enskilda företagen att driva frågan om flexibel arbetsplats – något som blivit en självklarhet inom moderna företag, för att kunna skapa en mer inkluderande arbetsmiljö och därmed mer heterogen personalsammansättning, men också för att kunna locka personal som inte bor vid kontoret.

För att få ett flyt hos ovana hemmajobbare kan det vara bra att ha dagliga avstämningar på regelbundna tider, där man berättar var man gjorde igår, vad man tänker göra idag och om man har några hinder – dvs daily standups. Detta gärna tillsammans i teams, så att alla är uppdaterade.

En helt annan variant av digitalt samarbete är att ha alla kameror på, vara ständigt uppkopplade under dagen – som att vara på kontoret. Det fungerar i en del team, inspirerat från spelvärlden, med småprat i ljud och textform mellan 9 och 17.

Utnyttja situationen under Coronavåren 2020: gå all in på digitalt och distans, testa tekniker och metoder, mät resultatet! Utbildning och skola upplever detta mycket tydligt – plötsligt ställs nya och höga krav på både lärare och elever och den teknik man använder. Förhoppningsvis kommer vi alla ut som kungar på distanskommunikation efteråt!

Play

Jonas Jaani, Micke Norbäck (26:50)

jobba hemifrån

Länkar:

Effektiva möten – Elia Mörling: https://www.effekten.se/effektiva-moten/
Arbetsrutiner hemma: https://youtu.be/WqZiBugq4ts
Ergonomi hemma: https://youtu.be/6GlkoFnZpFk

TEMA: Digital arbetsplats (#125)

Play

Aktuellt ämne för att skapa ett ”Härarbete”. Att skapa digital arbetsplats med samarbete, möten och projekt. I detta temaavsnitt tar vi fram två avsnitt som vi tidigare har publicerat. Micke Norbäck och Jonas Jaani pratar först om digitala samarbeten och Teams (00.00–27:30) Allt om intranät, kontext i ett större sammanhang och hur vi tar det analoga mötet digitalt. Funderingar på genomförande i olika verktyg som tex Microsoft Teams.

Vidare i avsnittet pratar Jonas Jaani och Jan Bidner om strategier och behov, beteende och förväntningar på ett nytt sätt att jobba. Byta och bryta för att skapa reslutat för teamet och inte individen. Hur gör vi med förändringsledning och genomförande. Vi pratar även lite om verktyg som Office 365 och Facebook Worksplace

Avsnittet baseras på två tidigare publicerade avsnitt:

Digitala samarbeten och Teams. (avsnitt 85)

Strategier för den digitala arbetsplatsen (avsnitt 71)

Play

Micke Norbäck, Jonas Jaani, Jan Bidner (54.11)

digital arbetsplats

Länkar:

Adoption Guide (Office 365) [pdf]

Effektpyramiden hjälper dig till rätt val, värde och syfte

Digitaliseringens  EFFEKTEN finns för dig som är beställare, konsult eller är intresserad av den pågående digitaliseringen.  Aktuella poddavsnitt: Office 365, innovation, AI, Design Sprint. Vi finns även där du hittar dina övriga poddar tex Spotify och CastBox

https://www.effekten.se/prenumerera/

Alla avsnitt (mer än 100 avsnitt om )

https://www.effekten.se/avsnitt/

Strategier för den digitala arbetsplatsen (avsnitt 71)

Play
Allt som är digitalt har en motsvarighet i det fysiska livet. En beskrivning av den digitala arbetsplatsen kan därför utgå från den “verkliga” arbetsplatsen: Jag kommer till jobbet, jag pratar med arbetskamraterna, dricker kaffe, sitter i möten, skriver texter. Ta med det in i den digitala arbetsplatsen och lös de problem som organisationen har i vardagen idag. Vilka effekter vill du uppnå genom att digitalisera arbetsplatsen? Vad kan du slippa göra manuellt; vad kan rationaliseras bort, automatiseras? Jan Bidner, digital strateg, pratar inte i första hand om Office 365 utan mer om behov, beteenden och förväntningar. Och vilken roll spelar ledarna i organisationen? De traditionella intranäten med portaler och länksamlingar backar medan intranät för kontakter och samarbete går framåt. Det är inte valet av informationsverktyg som står i fokus längre, utan frågor kring gallring, förvaltning, kvalitetssäkring, personuppgifter. Hur ser man till att information är både relevant och tillförlitlig? Det gemensamma arbetet mot ett mål är en trend i samhället. Den som fortfarande håller på sin kunskap blir allt svagare. Facebook med Workplace driver användandet mot just sociala dimensioner och mobilitet. Idag kan du knappt stanna utanför de digitala arbetssätten, utan du måste ha en digital identitet i din arbetsroll för att inte fastna i ett utanförskap. Hur får vi de äldre medarbetarna med på det tåget – de yngre har det i blodet?
Play
Jan BidnerJonas Jaani (25:47) PRENUMERERA – podcast Effekten iPhoneAndroide-post [hjälp? hur lyssnar jag på podcast] Jan Bidner Mer material / länkar Införande av digital arbetsplats med tex Office 365 (avsnitt 70) My 10 digital workplace predictions for 2018 Adoption Guide (Office 365) [pdf] Direktlänk till detta avsnitt: https://www.effekten.se/digitala-arbetsplatsen

Införande av digital arbetsplats med tex Office 365 (avsnitt 70)

Play

Att införa ett verktyg i den digitala arbetsplatsen handlar om att skapa en övergripande plan på förändring. Oftast kan det vara lätt att se verktygets alla godsaker men glömma bort varför och för vem vi inför ett nytt arbetssätt.

Jonas Jaani och Jan Bidner pratar övergripande om införandet av Office 365 som ett verktyg i organisationer. Genom att se det som ett förändringsprojekt kan man skapa bra förutsättningar för att svara på hur olika målgrupper kan jobba i verktyget utifrån deras behov.

I avsnittet pratar Jonas och Jan om en trestegsraket som innebär att du får med ledningen, ambassadörer och rätt behov mot rätt målgrupp. Se även till att mäta förändringen och hela tiden styra mot effekt. Den digitala arbetsplatsen blir bättre om man mappar verktygets funktioner mot affärsvärdena.

Tre steg för att förändra med verktyg

1. Ledningens stöd
2. Pilotprojekt
3. Införande

Play

Jan BidnerJonas Jaani (10:54)

PRENUMERERA – podcast Effekten
iPhoneAndroide-post

Jan Bidner

Mer material / länkar:

Strategier för den digitala arbetsplatsen (avsnitt 71)

FastTrack Guide for Microsoft 365 [pdf]

5 nya sätt att samarbeta i Word [pdf]
5 sätt att få ut mer från Outlook [pdf]
4 steg till en organiserad inkorg [pdf]
7 sätt att arbeta tillsammans i PowerPoint [pdf]

Direktlänk till detta avsnitt: https://www.effekten.se/inforande-av-digital-arbetsplats-med-tex-office-365

Vi vill skapa värde till dig. Tipsa podden Effekten om ämnen och/eller gäster

Alla podcastavsnitt av Effekten finns där du hittar poddar tex  Apple PodcastsOvercastAcast och YouTube