Genomför en effektiv workshop

Digitala möten, workshops och event avlöser varandra. Mer av det vi gör kommer att genomföras helt digitalt. Förfina och bättra det du redan kan. Genomför en effektiv workshop.

Varför det är viktigt att genomföra workshops och vad det åstadkommer

Workshops är viktiga eftersom de ger människor möjlighet att lära sig och växa. De skapar också möjligheter till socialt umgänge och nätverkande. Dessutom hjälper workshops till att bygga en känsla av gemenskap och samhörighet bland deltagarna. Det ger en plattform där människor kan dela sin kunskap med andra som hjälper dem att känna sig trygga i sina förmågor.

De 5 nyckelingredienserna för att genomföra effektiva workshops

Det finns fem ingredienser som är avgörande för att genomföra effektiva workshops.

1. Ett tydligt mål för workshopen

2. En handlingsbar agenda

3. En bra facilitator

4. Ett aktivt, engagerat team

5. Återkopplingar

Att hålla din publik engagerad och fokuserad under workshop presentationerna

Du behöver inte vara en offentlig talare för att veta vikten av att hålla din publik engagerad. Det sägs ofta att om du kan behålla dem i 20 minuter kommer de förmodligen ihåg vad du har pratat om i flera veckor. Och det är sant. Att hålla en publik engagerad är en av de viktigaste färdigheterna som en offentlig talare behöver ha för att lyckas med sitt jobb.

Några sätt att hålla din publik engagerad är följande:

  • Clickbait-titlar: Den här tekniken bygger på en titel som är så spännande att den har stor chans att bli viral och fånga folks uppmärksamhet.
  • Skapa bra bilder: Denna teknik innebär att man använder ord och bilder som väcker starka känslor hos läsaren, såsom rädsla eller nyfikenhet.
  • Fråga frågor: börja med att fråga varje person om förväntningarna på workshopen. Avsluta workshopen med att intervjua varje person om hur lyssna om deras förväntningar har blivit uppnådda.
  • Håll det kort: Den genomsnittliga uppmärksamhetstiden är någonstans mellan 8-12 minuter, så ge allt i förväg. Börja med en introduktion som sätter tonen för din presentation och dyk sedan ner i vad du vill säga, summera sedan vad som diskuterades i presentationen och presentera eventuella nästa steg eller rekommendationer i slutet.

Hur du maximerar din inverkan genom att vara en dynamisk presentationsledare

Rollen för en dynamisk presentationsledare är att presentera innehåll på ett sätt som fångar uppmärksamhet, engagerar publiken och får dem att prata om varumärket. Presentatören bör ha en tydlig förståelse för vad de vill uppnå med varje presentation och vad de vill att publiken ska ta med sig från den.

En presentation är mycket mer än att bara hålla ett föredrag eller föreläsa om innehåll – det är en interaktiv upplevelse mellan presentatören och publiken.

Det kan vara svårt för vissa personer att hålla presentationer men det finns några sätt du kan göra processen enklare:

– Öva på ditt tal och få feedback på hur du kan förbättra dig

– Prata med personer inom ditt område och be om råd om din presentationsförmåga

– Öva med vänner eller familjemedlemmar som kommer att ge feedback på din leverans

Hur man genomför en effektiv workshop i 7 enkla steg

Följande 7 steg hjälper dig att genomföra en framgångsrik workshop:

1. Skapa en workshopöversikt över helheten

2. Gör ett pre-session-paket för alla deltagare med instruktioner och annat material för att förbereda dem för workshopen

3. Genomför ett telefonsamtal före workshopen för att lyssna till andras förväntningar.

4. Skriv upp en agenda för att hålla deltagarna fokuserade på vad som behöver tas upp under din session.

5. Gör din workshop interaktiv genom undersökningar, ställa frågor och underlätta diskussioner bland deltagarna

6. Börja med introduktioner och ”icebreakerövningar” som ger deltagarna energi och får igång diskussionen

7. Låt alla deltagare genomföra en övning som hjälper dem till egen självbedömning och insikt.

Mer information

Digital Workshop. Henrik Rendahl, Micke Norbäck (Effekten.se – avsnitt 167)

Digital Workshop. Henrik Rendahl, Micke Norbäck (#167)

Play

Vad är digital workshop? Det är ett tillfälle att tillsammans skapa content, med hjälp av ett digitalt verktyg och gärna på distans. Vi pratar med Henrik Rendahl som har arrangerat stora workshops, upp emot 80 deltagare där man tillsammans byggde en virtuell stad. Allt bygger på visualiseringar och samskapande, där alla kan låna färger, former och bilder från nätet och zoomar man ut så ser man sammanhangen och resultatet växa fram. Ofta har de digitala workshopverktygen stöd för demokratiskt arbetssätt, där alla kommer till tals, röstar anonymt, arbetar i breakout rooms.

Om avsnittet:

Målgrupp: allmänhet, ledning, it-folk, småföretag, företagare, ledare, projektledare, studenter, management, anställda, myndigheter, politiker

Lär dig: kommunikation, workshops, digital workshop, hybridmöte, icebreaker

Henrik berättar om hu han arbetar med ice breakers, som fungerar framgångsrikt även i de svåraste grupperna. Istället för att deltagarna presenterar sig med fina CV:n får de göra en lära-känna-övning, exempelvis designa sitt eget favoritmonster, som sedan presenteras för de andra deltagarna och sedan blir avatar att använda under hela workshopen.

Det kan kännas svårt att organisera sin första digitala workshop, men som tur är finns det mallar för allt mellan himmel och jord i Miro och de andra stora workshopverktygen. De kräver bara några minuter för att komma igång. Under själva workshopen bör moderatorn prata så lite som möjligt och låta deltagarna ta plats. Resultatet är sedan lätt att ta hand om och distribuera, det finns ju redan digitalt, deltagarna har skött dokumentationen och de har redan access. Kanske vill du hellre dela materialet med fler intressenter i Excelformat eller som PDF – den knappen finns också!

Vi är bra på analoga möten, alla har många års vana av dem, och vi börjar bli bra på digitala, distribuerade möten. Men hybridmöten då? Där gäller det att hitta ett sätt att delta tillsammans på lika villkor. Micke föreslår den lösning som han använder idag, där alla deltagare som sitter i konferensrummet har med sin laptop med kamera påslagen, men med mutad mick och högtalare. Istället används en Jabra-puck eller liknande högtalare/mikrofon. På så sätt blir alla synligjorda på ett likvärdigt sätt. Sedan använder man de digitala verktygen istället för analoga whiteboards. Avsnittets spaning är att konferensutrustningen snart kommer ikapp användarnas behov – eller så har alla deltagare VR-headset i framtiden.

Henriks ger oss slutligen tre tips:

  • Förbered ordentligt. Vad skapar värde för deltagarna? Skicka ut bra bakgrundsmaterial och frågeställningar. Tänk iterativt. Hellre flera korta möten än ett långt. 
  • Genomförandet: Använd icebreakers och tydligt språk. Skapa delaktighet, mer gemensamma övningar och mindre teori. Du är moderator, ju mindre du pratar desto bättre. Ställ ledande frågor hellre än att ge svaren. 
  • Hitta ett verktyg som du gillar, gärna med mallar. Testa och utvärdera.

Henrik Rendahl, Micke Norbäck, Jonas Jaani (30:03)

Play

Videoversion av avsnittet:

Länkar / mer information:

Find the right Plays for your team

Team Health Monitors for building high-performing teams​

The guide to online workshops

The online whiteboard for easy collaboration

Workshop Templates

The Definitive Guide to Facilitating Remote Workshops

Digital Workshop


Alla avsnitt av digitaliseringens podcast Effekten:

https://www.effekten.se/avsnitt

Vi finns där du hittar dina övriga poddar:

https://www.effekten.se/prenumerera/

Apple Podcasts:

https://itunes.apple.com/se/podcast/effekten-digitalisering-kunskap/id1171229363

Google Podcasts:

https://www.google.com/podcasts?feed=aHR0cHM6Ly93d3cuZWZmZWt0ZW4uc2UvZmVlZC9wb2RjYXN0Lw==

Spotify:

https://open.spotify.com/show/5Z49zvPOisoSwhwojtUoCm

Online: möte och workshop. Lotta Strand (#127)

Play

Många möten sker på distans idag (läs: digitalt, online). Här pratar vi med Lotta Strand på Idea Hunt om workshops online. Alltså inte presentations- eller beslutsmöten, utan kreativa samarbeten. Hur kommer vi på idéer, slår samman idéer, röstar fram den bästa? Hur skapar vi engagemang, utan att vara i samma rum? Hur samlar vi resultatet för att ta det vidare, utan att lägga tid på att dokumentera? Skype, Zoom eller Teams? Nja, de har inte verktygen.

OM AVSNITTET
Målgrupp: alla, kontorsfolk, it-folk, samhällsmedborgare, myndigheter, näringsliv
Lär dig: distansarbete, distanskommunikation, arbeta digitalt, onlinemöten, digitalt samarbete

Det finns idag stöd för att demokratiskt (och anonymt om man så vill) samla in och bearbeta idéer tillsammans – för att få ut mesta möjliga av teamet eller organisation. När många möts offline är det ett fåtal som talar. Detsamma gäller online i traditionella Skype-distansmöten. De nya digitala verktygen däremot erbjuder olika sätt att dela sina tankar och åsikter genom skrift, formulär och omröstningar uppträder ett annat mönster, en mer öppen bild av vad deltagarna kan prestera och vad den kollektiva åsikten är. Med svenska Idea Hunt och liknande stöd kan du “Generera idéer > Klustra > Rösta > Topplista > Klart!” innan du ens lämnar mötet – resultatet finns presenterat digitalt, redo att arbeta vidare med.

Lottas tips:

  • Använd dina favoritverktyg; doodleritningar, post-its,trigger cards, Lego eller lera för att låta kreativiteten flöda, men gå sedan över och utnyttja effektiviteten i de digitala verktygen, för omröstningar, dokumentation och att arbeta vidare med
  • Är alla likvärdigt remote? Eller är några fysiskt tillsammans – det kräver mer av facilitatorn
  • Planera och blanda in vardagsprat, icebreakers, ostrukturerade dialoger
  • Våga testa nya sätt – det finns mängder av spännande verktyg!
Play

Lotta Strand, Jonas Jaani (20:22)

Mer material/länkar:

Idea Hunt: https://ideahunt.io/

Beskrivning en digital brainstorming-mall: https://ideahunt.io/template/brainstorming-pro-meeting/

Kundcase där digitala och analoga verktyg kombineras: https://ideahunt.io/blog/customer-case-engaging-large-groups-for-idea-generation/

Bloggpost från Lotta om tekniker för att lyckas med brainstorming workshop: https://ideahunt.io/blog/successful-brainstorming-techniques/

Digitaliseringens  EFFEKTEN finns för dig som är beställare, konsult eller är intresserad av den pågående digitaliseringen.  Aktuella poddavsnitt: Office 365, innovation, AI, Digital arbetsplats. Vi finns även där du hittar dina övriga poddar tex Spotify och CastBox

https://www.effekten.se/prenumerera/

Alla avsnitt (mer än 100 avsnitt om )

https://www.effekten.se/avsnitt/