Office 365 nyheter, status 2020. John Frankolin (#119)

Play

Vi gör en snabb överblick med det senaste om Office 365. När nu många börjar optimera sina affärsprocesser till behov och möjligheter så ökar Microsoft automatiken i Office 365.

Med hjälp av AI och lösningar som tex Project Cortex ökar analys och automatisk taggning av data. En intelligens som kommer skapa många nya funktioner ”out-of-the-box”.

”Modern Sharepoint” i Office 365 skapar möjligheter till flera anpassningar som inte har varit möjligt tidigare och med hjälp av Microsoft Graph och SharePoint Framework kan utvecklare skapa och anpassa lösningar inom Office 365.

Teams är en del i Office 365 som har blivit mycket populär för att den hjälper organisationer att samarbete. Det fungerar bra och det oftast lätt att komma igång med.

Microsoft Fluid Framework som är en del i Office 365 som kommer att vara ett nytt sätt att samarbeta. Dela och tillsammans skapa något på en gemensam plats i molnet. Ta ut delar av det du skapat i tex Word och dela med andra, jobba inom samma område med data från flera appar samtidigt. Fluid är den mest intressanta delen att hålla koll på under 2020.

Att steg för steg resa framåt med Office 365 är positivt för organisationer. Flera appar (tex Power Automate och Power BI) kommer att kunna anpassas av slutanvändaren vilket kan skapa utmaningar. Slå inte på alla funktioner i Office 365 utan öppna upp dem efter hand. Ge resan tid och prata mycket med användarna om deras processer kopplat till Office 365.

Play

John Frankolin, Jonas Jaani (21:38)

Länkar:

Microsoft Fluid

SharePoint Framework

Microsoft Graph

Project Cortex

Office 365 som digital arbetsplats

Samarbeta med Teams

EFFEKTEN är digitaliseringens podcast. Finns där du hittar dina podcast tex Spotify

Alla avsnitt (mer än 100 avsnitt om digitalisering)

Införa molntjänster. Viktor Svensson. (avsnitt 101)

Play

Med Office 365 som exempel pratar Viktor Svensson om de bästa vägarna för att lyckas med molnet och molntjänster. I samtalet får du veta mer om starten och vad organisationen bör vara förberedd på att göra innan en flytt ”upp till molnet”. Diskussion om processer och verktyg är centralt. 

LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts

Införandet av Office 365 och andra molntjänster är inte ett IT projekt och Viktor förklarar varför. Att arbeta fram en gemensam syn på arbetsrutiner och affärsvärde är nyckeln till framgång. Att riktigt förstå slutanvändare spelar stor roll. Försök att samlas runt möjligheter, värde och begrepp som tex samarbete.

Vidare får du veta mer om verktyg och funktioner i Office 365. Vi återkommer till Microsoft Teams och integrationer med övriga program. Du får också tips om hur du anpassar en molntjänst och vilken IT kunskap som kan vara nyttig för att lyckas. 

Play

Viktor Svensson, Jonas Jaani (25:33)

LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts

Införa molntjänster Viktor Svensson

Office 365 apotion guide

Office 365 idag

Digitala samarbeten och Teams

Alla poddavsnitt av EFFEKTEN:

Effektiva möten. Elia Mörling (avsnitt 96)

Play

Tre mötesnördar ger sin syn på möten och sina bästa tips för effektiva möten. “71% av alla möten inom näringslivet är ineffektiva och inproduktiva.” Elia Mörling menar att vi har ett gigantiskt, kostsamt problem att hantera.

LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts

Micke Norbäck listar sina tips för effektiva möten:

  • Sätt ett syfte
  • Ha en tidsbegränsning
  • Ta med rätt deltagare och se till att alla är hyfsat förberedda
  • Tänk igenom vilket resultat som önskas: mötets syfte måste ha uppnåtts på något sätt – ett beslut, en upptäckt, en dokumentation.
  • Dokumentera under mötet, men behåll fokuset hos deltagarna. Skriv på delad skärm eller whiteboard.
  • Knoppa av möten så fort diskussionen glider från ämnet.
  • Lyssna på de tysta och var vaksam på när någon blir avbruten

Jonas Jaani går alltid igenom deltagarnas förväntningar av mötet. Både i början och slutet av mötet. Han tipsar också om hur digitala verktyg idag, t ex Teams i Microsoft Office 365, börjar mötet i chattform och medan du delar video kan du anteckna – och allt sparas som dokumentation i chattflödet. Allt i ett flöde.

Elia har analyserat situationen och delar upp mötet i tre delar:

  • Före: Planeringen är viktig och tar ofta längre tid än själva mötet. Hur kan detta optimeras?
  • Under: Hur håller vi deltagarna fokuserade och engagerade, hur får vi alla att bidra? Måste vi sitta still? Måste vi använda talet eller kan vi aktivera fler sinnen och kroppsdelar? Om du är fel person på mötet, vågar du gå därifrån?
  • Efter: Ingen mötesledare älskar att dokumentera. Ska vi var agila, måste dokumentationen komma direkt. Har alla en gemensam bild av mötet efteråt?

Elias digitala verktyg Idea Hunt har mallar för de vanligaste typerna av möten. Detta för att korta tiden för planering. Under mötet delas skärmen och deltagarna kan bidra på lika villkor med idéer och röstning via mobilen. Efter mötet är resultatet autodokumenterat. Allt i en workshop-app.

Play

Elia Mörling, Micke Norbäck, Jonas Jaani (24:47)

LYSSNA via Spotify, Google Podcasts, Apple Podcasts

effektiva möten

Effektstyrning (avsnitt 62)

Boken ”Gamestorming”

Digitaliseringens podcast EFFEKTEN finns där du hittar poddar (tex Spotify) Vi har gjort avsnitt bland annat om Office 365, AI, ML, den digitala skolan och innovation. Varje avsnitt är ca 20 min och du som lyssnar är oftast konsult, beställare eller intresserad av den pågående digitaliseringen.

Office 365 idag. John Frankolin (avsnitt 86)

Play
Vi följer upp de populära poddavsnitten om Office 365 (se https://www.effekten.se/?s=365). Vad är det som händer nu i Office 365-världen? Office 365 är en plattform för olika former av samarbete. Men det handlar inte bara om att dela och samarbeta runt information, utan också om att få det senaste stödet, av den molnbaserade plattformen. “Just nu har Microsoft störst fokus på Modern SharePoint och Teams, vilket leder till täta releaser av ny funktionalitet. De har en fruktansvärd utvecklingstakt!” berättar John Frankolin. “Det är första gången Microsoft lever som man lär – man använder själva de utvecklingsverktyg och appar som man säljer vilket i sig höjer tempot.” Nu har man möjlighet att erbjuda alternativ till shadow IT, Alltså “gratisverktyg” som t ex Slack och Trello. De fyller inte lika stor funktion när Teams och Planner kan göra samma saker, fast sanktionerat och supportat av IT-avdelningen. Vi låter John reda ut skillnaden mellan SharePoint Team Sites och nyare Teams. När ska man använda det ena eller det andra? Och vad gör SharePoint Framework? Det viktigaste när man ger sig in i Office 365-världen är att utgå från sin organisation och sina medarbetare. Fundera på vilka tjänster som passar in i våra processer och vad vi får ut för värde av tjänsten. Pilottesta med användare och ta tillvara på den feedback som ges. Exponera inte allt för användarna! Det är aldrig för sent att backa för att identifiera syfte, behov, prioritera, fokusera och strukturera sitt användande av plattformen. Till sist en trendspaning: Microsofts AI-stöd hjälper oss att få och hitta information, förenkla vår vardag och förutspå våra behov.
Play
John Frankolin, Jonas Jaani (21:18) PRENUMERERA – podcast Effekten iPhoneAndroide-post Office 365 John Frankolin Mer info / länkar: Digitala samarbeten och Teams. (avsnitt 85) Föredrag om Microsoft Teams (poddversion ca 40 min)  Exempel på Modern SharePoint

TEMA: IT till digitalisering (avsnitt 75)

Play

Möjliggöraren i teknik skapar nya sätt att jobba. Digitala verktyg och den digitala transformationen visar vägen till en ny tid. Så kommer världen se ut nu och i framtiden. Vi förändra och skapa nya värden i våra organisationer.
I detta samlingsavsnitt möter vi Jan Stenwall och Conny Björnhall. Vi pratar om erfarenheter och exempel när det gäller strategier, processer, innovation, verktyg.. och lite till.

Lyssna till dessa avsnitt samt extra material:

IT-strategin är död (avsnitt 66)
“Klyftan mellan IT-avdelningen och verksamheten borde ha dött med Dilbert 2002.” Strategen Jan Stenwall menar att IT-strategin är död och att IT inte styr utvecklingen längre. IT behöver inte ens en egen strategi. Människor, arbetssätt och förändring är det viktigaste i en strategi. Inte att byta IT-system och flytta över problemen. Idag pratar vi digital strategi, alltså mer processer och kund. Men snart är det mesta digitalt och då blir även det begreppet underordnat verksamhetens affärsstrategi.

Är vi digitalt transformerade? (avsnitt 69)
Nej! Många är digitaliserade – men få är transformerade. Conny Björnehall, digital strateg, hjälper oss att förstå skillnaden. Digital transformation är inte en analog process som man digitaliserat. Transformationen är verksamhetsutveckling, förändring med hjälp av nya verktyg och det är innovationen som driver transformation framåt.

Play

Jan Stenwall, Jonas JaaniConny Björnehall (01:00:38)

PRENUMERERA – podcast Effekten
iPhoneAndroide-post
[hjälp? hur lyssnar jag på podcast]

IT till digital transformation