Vi har inte kommit igång än. Digital transformation är inte IT avdelningen utan en hel förändring i hur man jobbar med affärsidéer, teknik och innovation. Därför så är inte lösningen att låta IT avdelningen lösa frågan. Det handlar om ”de andra”. Frågan är dock om de andra bryr sig eller om det måste gå en generation innan vi alla sitter och tänker på samma sätt i samma båt?
Allt som är digitalt har en motsvarighet i det fysiska livet. En beskrivning av den digitala arbetsplatsen kan därför utgå från den “verkliga” arbetsplatsen: Jag kommer till jobbet, jag pratar med arbetskamraterna, dricker kaffe, sitter i möten, skriver texter. Ta med det in i den digitala arbetsplatsen och lös de problem som organisationen har i vardagen idag. Vilka effekter vill du uppnå genom att digitalisera arbetsplatsen? Vad kan du slippa göra manuellt; vad kan rationaliseras bort, automatiseras? Jan Bidner, digital strateg, pratar inte i första hand om Office 365 utan mer om behov, beteenden och förväntningar. Och vilken roll spelar ledarna i organisationen?
De traditionella intranäten med portaler och länksamlingar backar medan intranät för kontakter och samarbete går framåt. Det är inte valet av informationsverktyg som står i fokus längre, utan frågor kring gallring, förvaltning, kvalitetssäkring, personuppgifter. Hur ser man till att information är både relevant och tillförlitlig?
Det gemensamma arbetet mot ett mål är en trend i samhället. Den som fortfarande håller på sin kunskap blir allt svagare. Facebook med Workplace driver användandet mot just sociala dimensioner och mobilitet. Idag kan du knappt stanna utanför de digitala arbetssätten, utan du måste ha en digital identitet i din arbetsroll för att inte fastna i ett utanförskap. Hur får vi de äldre medarbetarna med på det tåget – de yngre har det i blodet?
Nej! Många är digitaliserade – men få är transformerade. Conny Björnehall, digital strateg, hjälper oss att förstå skillnaden. Digital transformation är inte en analog process som man digitaliserat. Transformationen är verksamhetsutveckling, förändring med hjälp av nya verktyg och det är innovationen som driver transformation framåt.
Förändringen sker framför våra ögon: Tekniken blir billigare, mer tillgänglig och organisationerna har blivit smartare. Notera att de som kommer in i företagen idag är redan digitalt transformerade! Då går det inte att välkomna dem in i våra mallar, för att de ska bli våra kopior, utan deras perspektiv och förmågor måste användas i transformationen.
Ett lyckat exempel på digital transformation: kommunen som hade problem med att handläggningstiden för att söka bidrag var för lång. En ansökningsrobot med AI gjorde att handläggningstiden kapades med två veckor. Den flaggar bara för avvikande ansökningar, som kräver manuell hantering. Win-win för såväl handläggare som medborgare.
Ett mindre lyckat exempel är trygghetskameror som införts i en socialtjänst. “Vi ser att personen ligger ner, men vi vet inte om vårdtagaren sover, är medvetslös eller har avlidit.” Andra typer av digitala verktyg hade löst problemet bättre, om man hade analyserat behovet först. Man saknade den digitala mognaden och valde övervakningskameror. Kanske skulle de ha varit värmekänsliga? Kanske skulle man ha haft ett hälsoarmband. Alternativen är många.
Allt handlar om organisation, resurser, processer – förändring driven av verksamheten (inte IT-avdelningen, inte externa konsulter). Idag kallas det digital transformation, om några år heter det nåt annat. Oavsett namn, krävs det utbildning (kompetens) och samsyn i organisation på vad förändringen innebär.
Den tekniska lösningen cloud transformation går snabbt att genomföra; att gå från lokala servrar till en molnbaserad plattform. Det är bara att lift and shift-migrera, föra över gamla filer till molnet. Det svåra – och viktiga – är att förändra sina processer. Att inte migrera hela sitt legacy, arvet, att inte behålla gamla sätt att arbeta. Det är då nyttan uppstår. Molnet och molntjänster handlar om människor och processer, arkitektur och applikation. En riktig förändring påverkar verksamheten att arbeta t ex mer agilt med devops och ständiga releaser eller mer öppet och innovativt. Nya företag har plötsligt ett försprång, utan en tung ryggsäck. Det innebär att existerande företag måste vara beredda att släppa sitt arv, sina gamla system.
Är molnet säkert? Ja, säger Viktor Wallsten, strateg inom molntjänster. Ta Microsoft som exempel – de har oändliga resurser att skapa säkra system, något som du inte har möjlighet att göra själv.
Är det ekonomiskt? Ja, igen. Du betalar bara för den funktionalitet och det utrymme du behöver och du har möjlighet att skala upp precis när det behövs.
Men är det miljövänligt? Viktor svarar på alla frågor och ger goda råd till dig; som att alltid koppla syftet med molnet till affärsmålen. Absolut viktigast är att börja!
